Dit is het Privacy statement van Florere GGZ, verwerkt Florere GGZ uw persoonsgegevens. Deze is voor het laatst bijgewerkt op 02-03-2023.

Florere GGZ vindt een zorgvuldige omgang met uw persoonsgegevens van groot belang. Uw persoonsgegevens worden door ons dan ook zorgvuldig verwerkt en beveiligd. U kunt erop rekenen dat uw gegevens bij Florere GGZ veilig zijn en dat wij ons houden aan de geldende wettelijke regels.

Waarom heeft Florere GGZ een Privacy statement?
We hebben in dit Privacy statement voor u op een rijtje gezet hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens. U kunt in dit Privacy statement lezen welke persoonsgegevens wij van u verwerken, voor welke doeleinden, wie uw gegevens mag inzien, hoe wij uw gegevens bewaren, aan wie wij uw gegevens doorgeven en welke invloed u daarop zelf kunt uitoefenen. Uw belang staat bij ons voorop!

Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn alle gegevens die kunnen worden herleid tot een natuurlijk persoon en dat bent u. Bij persoonsgegevens kunt u denken aan: uw naam, adres, geboortedatum, telefoonnummer, e-mailadres en biometrische gegevens. Dit soort gegevens verkrijgen wij van u als u bijvoorbeeld een formulier invult, een brief of e-mail stuurt, of met ons belt. Ook als u één van de websites van Florere GGZ bezoekt, verstrekt u ons in sommige gevallen persoonsgegevens. Bijvoorbeeld in de vorm van
een IP-adres of een cookie.
Op het moment dat uw persoonsgegevens door uzelf of door een derde met
Florere GGZ worden gedeeld verwerken wij deze. De betekenis van het begrip verwerken is ruim en houdt onder meer in: verzamelen, opslaan, raadplegen, verwijderen, gebruiken en het verstrekken van gegevens aan derde partijen.

Waarop is dit Privacy statement van toepassing?
Dit Privacy statement is van toepassing op alle persoonsgegevens die Florere GGZ van u (op geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde wijze) verwerkt in het kader van haar dienstverlening.

Van wie verwerkt Florere GGZ persoonsgegevens?
Van alle personen met wie we contact hebben, of die de websites van Florere GGZ bezoeken, kunnen we persoonsgegevens verwerken. Dit zijn onder meer cliënten/patiënten van Florere GGZ. Ook verwerken we persoonsgegevens van contactpersonen van zakelijke klanten, leveranciers of businesspartners van Florere GGZ.

Belangrijk: als u als organisatie of bedrijf persoonsgegevens van uw medewerkers aan ons doorgeeft, dan bent u volgens de geldende wetgeving verplicht om uw medewerkers hierover te informeren. U kunt dit Privacy statement aan uw medewerkers geven. Zij weten zo precies hoe Florere GGZ omgaat met hun persoonsgegevens.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens?
De verantwoordelijke voor het verwerken van uw persoonsgegevens is
Florere GGZ gevestigd Prof. Wentlaan 16 3571GC te Utrecht. De verantwoordelijke is degene die formeel-juridisch beslist of en, zo ja, welke persoonsgegevens worden verwerkt, met welk doel dat gebeurt en op welke wijze.

Waarvoor gebruikt Florere GGZ uw persoonsgegevens?
Florere GGZ mag enkel persoonsgegevens van u verwerken als wij daarvoor een wettelijke grondslag hebben. De wettelijke grondslagen voor het verwerken van uw persoonsgegevens zijn:

• uw toestemming;
• de verwerking van uw gegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst;
• de verwerking van uw gegevens is noodzakelijk om een wettelijke verplichting na te komen;
• de verwerking van uw gegevens is noodzakelijk ter bestrijding van ernstig gevaar van uw gezondheid; en
• de verwerking van uw gegevens is noodzakelijk met het oog op het belang van Florere GGZ, waarbij uw belang niet prevaleert.

Florere GGZ verwerkt uw persoonsgegevens ten behoeve van een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering, in het bijzonder in het kader van het uitvoeren van de volgende activiteiten:

Goede zorgverlening
In het kader van goede zorgverlening registreren wij uw naam en adresgegevens, uw contactgegevens en alle informatie van verwijzer, huisarts, en apotheker die ons in staat stelt de juiste en veilige zorg te bieden. Ook vragen wij uw legitimatiebewijs. We maken nooit een kopie, maar noteren het type document (paspoort, rijbewijs, vreemdelingendocument, identiteitskaart) waarmee u zich heeft geïdentificeerd en nummer. Ook noteren we uw BSN.

Vervolgens vragen wij u uiteenlopende informatie over uw ziektebeeld, medicijngebruik, beroep, opleiding, thuis- of leefsituatie, levensstijl (roken, alcohol- en drugsgebruik), zwangerschap etc. Ook verblijf in een buitenlands ziekenhuis valt hieronder. Dit noemen we de anamnese en doen we om een goede inschatting te maken van de beste behandeling, de risico’s en de verwachtingen.

Indien u geen bezwaar maakt, sturen wij uw huisarts/verwijzer een brief met de uitgevoerde behandelingen en/of advies voor verdere zorgverlening. Uw apotheker sturen wij een recept voor medicatie als dat nodig is. Deze informatie wordt via beveiligde (e-mail)systemen gecommuniceerd of op papier aan u meegegeven.
Soms worden beeld- en geluidopnamengemaakt in het kader van de zorgverlening aan patiënten. Daarbij kan het bijvoorbeeld gaan om opnamen in het kader van de behandeling. Deze opnames vallen onder het medisch beroepsgeheim en worden uitsluitend gebruikt voor trainingen. Gebruik van deze opname doen we alleen met uw toestemming.

Declaratie van zorgkosten
Voor een correcte declaratie van de behandeling naar uw zorgverzekering vragen wij uw BSN-nummer en/of polisnummer. Onze medewerkers van de zorgadministratie controleren uw NAW-gegevens, de verwijzing, de registraties van de uitgevoerde behandelingen en sturen dan de declaraties naar uw zorgverzekering/gemeente.

Wanneer de zorg niet onder uw zorgverzekering valt, kunnen wij uw bankgegevens registreren voor een automatische incasso.

Als een zorgverzekeraar de juistheid en rechtmatigheid van declaraties wil onderzoeken en dit niet lukt op anonieme wijze of met uw toestemming, dan mag de medische adviseur van de verzekeraar aan de hand van een zorgvuldige procedure uw dossier inzien. Hierbij zijn zij verplicht te werken volgens het protocol materiële controle van Zorgverzekeraars Nederland.

Meten van behandelresultaten en ervaringen
Wij vragen u vooraf toestemming om mee te doen met (digitale) onderzoeken waarmee we het effect van de behandeling (ROM’s) en uw ervaringen (tevredenheidsonderzoek) meten.

Door middel van een verwerkersovereenkomst met de externe partijen die deze onderzoeken uitvoeren is uw privacy gewaarborgd.
Resultaten van de ROM’s en tevredenheidsmetingen worden ook gebruikt om landelijk uitkomsten te vergelijken.

Interne en externe kwaliteitscontrole
Onze instelling wordt jaarlijks bezocht door een extern auditor die controleert of we aan de kwaliteitseisen van het HKZ keurmerk voldoen. Inzage in patiëntdossiers maakt deel uit van deze kwaliteitsaudit. Wij geven alleen inzage in dossiers waarvan de patiënt vooraf specifiek schriftelijk toestemming heeft gegeven. Dit is ook het geval bij kwaliteitsvisitaties door de beroepsgroep van de medisch specialisten dan wel de beroepsgroep van psychotherapeuten/klinisch psychologen.

De inspectie voor Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) kan aangekondigd en onaangekondigd inspecties uitvoeren in de instelling. Op grond van wettelijke taak voor de Inspectie is hiervoor geen toestemming nodig van de patiënt, desondanks streven wij ernaar deze zoveel mogelijk anoniem te presenteren. De inspecteurs van IGJ hebben een beroepsgeheim.

Klachten en geschillen
Voor de afhandeling van klachten of geschillen is het nodig dat externe klachtenfunctionaris of de geschillencommissie een afschrift van uw dossier met relevante informatie krijgt. Hiervoor vragen we eerst uw specifieke, schriftelijke toestemming.

Incidenten, calamiteiten en bijzondere situaties
Voor een systematische bewaking, beheersing en verbetering van de kwaliteit van de zorg is het van belang om onbedoelde gebeurtenissen tijdens het zorgproces, die tot schade aan de patiënt hebben geleid of zouden kunnen leiden (‘incidenten’), te melden en te analyseren. Dit noemen we ook het VIM-systeem (Veilig Incidenten Melden). De gegevens in het meldsysteem zijn niet openbaar, ook niet voor de patiënt. De gegevens kunnen alleen gebruikt worden door de personen die het incident behandelen. Het rapport van de bevindingen is voor intern gebruik; de patiënt krijgt geen kopie en heeft geen recht op inzage in dit rapport. U wordt wel geïnformeerd over het incident en de melding daarvan, dit wordt ook vastgelegd in uw dossier.

Door de organisatie nader omschreven ernstige calamiteiten zijn wij verplicht te melden bij Inspectie voor Gezondheidszorg en Jeugd, hiervoor vragen wij geen toestemming. Bij mogelijke uitbraak van infectieziekten zijn wij verplicht uw gegevens door te geven aan de GGD.

Bij een vermoeden van huiselijk geweld of kindermishandeling volgt
Florere GGZ de actuele richtlijnen van de Meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling, te vinden op het internet (www.huiselijkgeweld.nl en www.rijksoverheid.nl/meldcode).

Al onze behandelaars hebben een beroepsgeheim. Dat betekent dat u geen vrees hoeft te hebben dat wat u aan uw behandelaar vertelt, wordt doorverteld. In het geval dat de behandelaar vermoedt dat er sprake is van huiselijk geweld of kindermishandeling dient hij of zij de richtlijnen nauwkeurig te volgen en hierbij het belang van de cliënt en/of kind voorop te stellen. Wanneer er een vermoeden bestaat dat er sprake is van kindermishandeling kan dit resulteren in het feit dat de professional zijn beroepsgeheim opzij moet zetten indien dat nodig is om het belang van het kind te kunnen behartigen. In zo’n geval is de behandelaar verplicht een melding te doen bij de Verwijsindex.

Wettelijk verplichtingen
Soms zijn we verplicht om uw persoonsgegevens aan derden te verstrekken. U moet hierbij denken aan de NZa, politie en justitie, de FIOD-ECD of Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd. We controleren dan eerst het doel en controleren of deze aan de wet gestelde eisen voldoet.

Marketing en communicatie
Om u goed te kunnen informeren over onze dienstverlening worden er contactgegevens opgeslagen met als doel communicatie. We slaan uw contactgegevens via de websites alleen op wanneer u zelf uw gegevens aan ons overlegt door middel van een contactformulier. Deze gegevens gebruiken wij om u vervolgens zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn, door u de benodigde informatie te geven, te kunnen aanmelden etc.

Wanneer u op één van onze websites komt zonder een formulier in te vullen, slaan wij geen persoonsgegevens van u op. Wel verzamelen we, net als veel andere websites, bepaalde niet-identificeerbare automatische informatie over de gebruikers van onze websites. Hierover leest u meer onder het kopje ‘Bezoek aan de website van Florere GGZ’. Onze websites kunnen verwijzingen en/of hyperlinks naar één of meerdere websites van anderen bevatten. Dit privacy statement is niet van toepassing op deze websites en wij raden u aan het privacybeleid van de websites van deze anderen na te lezen zodat u op de hoogte bent hoe zij met uw privacy omgaan.

Hoe gaat Florere GGZ met uw persoonsgegevens om?
Zorgvuldig, veilig en vertrouwelijk. Zo gaan wij met uw persoonsgegevens om. Hiervoor heeft Florere GGZ een privacyregelement opgesteld.

Toezicht op het verwerken van persoonsgegevens
De regels over het beschermen van uw persoonsgegevens zijn vastgelegd in de Wet bescherming persoonsgegevens, vanaf 25 mei 2018 betreft dat de Algemene Verordening Gegevensbescherming. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) ziet erop toe dat deze wet wordt nageleefd.
Wanneer u van mening bent dat de bepalingen uit dit Privacy statement niet of onvoldoende door ons worden nageleefd heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de AP. De contactgegevens van de AP zijn:
Bezuidenhoutseweg 30
2594 AV Den Haag
0900-2001201

Veilig
Om uw privacy en de vertrouwelijkheid van uw gegevens te beschermen, treft Florere GGZ passende technische en organisatorische maatregelen. Wij nemen beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens te voorkomen.

Onze elektronische zorgsystemen, waarin uw medische gegevens staan, zijn op verschillende wijze beveiligd met o.a. toegangsbeperkingen, logging, tweestapsverificatie etc. Ook zorgen we voor maatregelen tegen verlies van gegevens zoals back-ups, tegen brand en verlies of diefstal. Papieren dossiers worden opgeslagen in afgesloten kasten. Deze kasten zijn beschikbaar voor een selecte groep medewerkers.

Voor medewerkers en ingehuurde derden hebben we een gedragscode opgesteld.
Zoals beschreven onder het kopje ‘Interne en externe kwaliteitscontrole’ wordt Florere GGZ periodiek onderworpen aan privacy en security audits. Deze audits vinden over het algemeen één keer per jaar plaats. Alle medewerkers zijn geschoold in voorkomen van beveiligingsincidenten en gebruik van de meldcode datalekken in het geval er ondanks alle maatregelen toch misbruik is gemaakt van uw gegevens.

Melden van incidenten
Mocht er onverwachts blijken dat er toch iets niet goed is gegaan met de bescherming van uw persoonsgegevens, of we vermoeden dat dit het geval is, dan zullen wij dit melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Indien de inbreuk op uw persoonsgegevens voor u mogelijk ongunstige of nadelige gevolgen heeft, laten we u dit zo snel mogelijk weten.

Vertrouwelijk
We gaan ervan uit dat uw gegevens altijd vertrouwelijk van aard zijn. Iedere medewerker van Florere GGZ is daarom tot geheimhouding verplicht. Dit geldt ook eveneens voor derden die door Florere GGZ zijn ingehuurd of anderszins zijn aangesteld om werkzaamheden te verrichten. Personen die belast zijn met het uitvoeren van technische werkzaamheden op onze systemen zijn eveneens gehouden tot geheimhouding. Kortom iedereen die inzicht heeft in uw gegevens is belast met een geheimhoudingsplicht.

Hoelang bewaren we uw gegevens?
Florere GGZ bewaart uw gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor uw gegevens worden verwerkt en dan wettelijk is toegestaan. Hoelang bepaalde gegevens worden bewaard is afhankelijk van de aard van de gegevens en de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. De bewaartermijn kan dus per doel verschillend zijn.

Verstrekken aan derden
Wij verstrekken uw persoonsgegevens uitdrukkelijk niet aan derden, tenzij dat noodzakelijk is in het kader van de uitvoering van de overeenkomst, indien dit wettelijk verplicht is of wanneer u ons hiervoor uw toestemming heeft gegeven.
Florere GGZ kan ook verplicht zijn persoonsgegevens te verstrekken op basis van wet- of regelgeving, op basis van een uitspraak van een bevoegde rechter, of bij fraude of misbruik. Als dat het geval is, verleent Florere GGZ haar medewerking.

Doorgeven van uw gegevens naar landen buiten de Europese Unie
Florere GGZ zal uw gegevens niet doorgeven aan een bedrijf of vestiging in een land buiten de Europese Unie, tenzij daarvoor een modelovereenkomst is gesloten of wanneer u een verklaring heeft getekend waarin u toestemming geeft voor de doorgifte.

Persoonlijk contact met Florere GGZ
Veel contacten tussen u en Florere GGZ verlopen telefonisch, via formulieren, e-mail of social media. Persoonsgegevens die u daarbij doorgeeft, leggen we vast als dat nodig is voor onze dienstverlening.

Op verschillende manieren contact
Steeds vaker hebben cliënten/patiënten via e-mail, social media of onze websites contact met Florere GGZ. Ook sms en chatten kan worden ingezet. Natuurlijk wordt ook nog veel informatie uitgewisseld via brieven en formulieren. Het initiatief om contact te hebben, kan bij u vandaan komen maar ook van Florere GGZ. De persoonsgegevens die u daarbij aan ons doorgeeft, kunnen door Florere GGZ worden verwerkt. Bijvoorbeeld om uw vragen te beantwoorden, aanbiedingen te doen of om de kwaliteit van onze dienstverlening te verbeteren.

Bezoek aan de website van Florere GGZ
U kunt onze website in het algemeen bezoeken zonder uw persoonsgegevens met ons te delen. Wel verzamelen we, net als veel andere websites, bepaalde niet-identificeerbare automatische informatie over de gebruikers van onze websites. U kunt hierbij denken aan het Internet Protocol (IP)- adres van uw computer, het IP-adres van uw Internet Service Provider, datum en tijd van toegang tot de websites, het internetadres van de websites vanwaar u rechtstreeks bent doorgelinkt naar onze websites, het besturingssysteem dat u gebruikt, de onderdelen van de websites die u bezoekt, de pagina’s van de websites die u heeft bezocht en de informatie die u heeft bekeken. Deze technische informatie wordt gebruikt voor het beheer van de websites en systeembeheer, en om de websites en het gebruik ervan te verbeteren. Hieronder leest u waarvoor we deze gegevens gebruiken.

Wat doen we met uw IP-adres?
Iedereen die internet gebruikt, heeft een IP-adres. Ook als u internet met uw mobiele telefoon. Zonder IP-adres kunt u niet internetten. Florere GGZ houdt IP-adressen bij om u te behoeden voor internetfraude.

Wat doen we met uw bezoekgegevens?
Op de websites van Florere GGZ worden algemene bezoekgegevens bijgehouden, zoals de meest bezochte pagina’s. Met deze informatie kunnen we de indeling op onze websites verder optimaliseren. Ook kunnen deze gegevens worden gebruikt om meer gerichte informatie op de site te zetten. Zo kunnen we onze dienstverlening verder verbeteren. We registreren ook hoe bezoekers door de websites van Florere GGZ klikken. Deze gegevens worden alleen intern opgeslagen en bewerkt. Ze worden gebruikt voor statistische analyses van bezoekgedrag, voor fraudebestrijding en om persoonlijke aanbiedingen te kunnen doen.

Wat doen we met cookies?
Wij maken op onze websites gebruik van cookies. Een cookie is een eenvoudig klein bestandje dat met pagina’s van deze websites wordt meegestuurd en door uw browser op uw harde schrijf van uw computer wordt opgeslagen. Met uw toestemming plaatsen wij “tracking cookies” op uw computer. Deze cookies gebruiken wij om bij te houden welke pagina’s u bezoekt.
Via onze websites wordt een cookie geplaatst van het Amerikaanse bedrijf Google, als deel van de “Analytics”-dienst. Wij gebruiken deze dienst om bij te houden en rapportages te krijgen over hoe bezoekers de websites gebruiken.

Wat zijn uw rechten?
Wanneer Florere GGZ persoonsgegevens van u verwerkt, heeft u volgens de geldende regelgeving bepaalde rechten. Uw rechten zullen hieronder worden toegelicht. Wij stellen u op de hoogte als wij persoonsgegevens van u verwerken Florere GGZ verstrekt voor het verwerken van uw gegevens informatie aan u betreffende onze identiteit, over de doelen waarvoor en de manieren waarop wij uw gegevens verwerken, over de regels die daarop van toepassing zijn, over de rechten die u heeft en hoe u daar invloed op kunt uitoefenen. Deze informatieverstrekking kan achterwege blijven indien u reeds op de hoogte bent van de verwerking van uw gegevens of indien een mededeling aan u onmogelijk is of voor ons een onevenredige inspanning kost.

Inzage in uw gegevens
Bent u cliënt/patiënt van Florere GGZ en wilt u zien welke persoonsgegevens van u bij ons bekend zijn? Dan kunt u gebruikmaken van uw ‘Recht van inzage’. We verzoeken u wel specifiek aan te geven welke persoonsgegevens u graag wenst te ontvangen. U kunt uw gegevens opvragen door contact op te nemen met ons secretariaat. Dit kan via de contactgegevens aan het einde van dit document.

Recht op rectificatie
U heeft het recht om gegevens te rectificeren als uw gegevens onjuist of onvolledig zijn. Ook heeft u het recht de gegevens te rectificeren als de gegevens niet relevant zijn voor het doel waarvoor wij ze verwerken, of als uw gegevens in strijd met een wettelijk voorschrift door ons zijn verwerkt. Wij zullen de derde(n) die uw gegevens van ons hebben ontvangen op de hoogte stellen van een eventuele rectificatie, tenzij dit onmogelijk is of van ons onevenredig veel inspanning vraagt.
Wanneer wij inhoudelijk niet eens zijn met de correctie, bieden wij u de mogelijkheid om een verklaring toe te voegen aan uw medisch dossier.

Recht op gegevensverwijdering
Daarnaast heeft u het recht om bepaalde gegevens te laten verwijderen. Bijvoorbeeld wanneer uw gegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor we ze hebben ontvangen, u bezwaar maakt tegen de verwerking of wanneer uw gegevens onrechtmatig door ons zijn verwerkt. We kunnen echter niet altijd alle gevraagde gegevens verwijderen, omdat we verplicht (kunnen) zijn om bepaalde gegevens van u te bewaren.

Recht op beperking van de verwerking
Ook heeft u recht op beperking van de verwerking van uw gegevens. Het recht op beperking houdt in dat wij uw persoonsgegevens (tijdelijk) niet mogen verwerken en niet mogen wijzigen. Hiervan is sprake indien u de juistheid van de gegevens betwist, indien u van mening bent dat de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden of indien u van mening bent dat de verwerking van uw persoonsgegevens door Florere GGZ onrechtmatig is.

Recht van bezwaar
Tegen verwerking van uw persoonsgegevens door Florere GGZ kunt u bezwaar maken indien uw persoonsgegevens worden gebruikt voor andere doeleinden dan noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst of noodzakelijk voor het nakomen van een wettelijke verplichting. Bijvoorbeeld wanneer u niet wilt dat wij uw persoonsgegevens gebruiken om u persoonlijke aanbiedingen te doen.

Recht op dataportabiliteit
Wanneer u zelf uw persoonsgegevens aan ons heeft verstrekt, heeft u in bepaalde gevallen het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dit houdt in dat wij uw gegevens op gestructureerde, gangbare en machineleesbare wijze aan u zullen verstrekken, wanneer u ons daarom verzoekt.

Hoe kunt u uw rechten uitoefenen?
Als u gebruik wenst te maken van uw rechten, kunt u te allen tijde contact met ons opnemen via de onderstaande contactgegevens of door een brief aan ons te sturen, voorzien van uw naam, adres en telefoonnummer. Wij reageren binnen één maand op uw verzoek. Wij vragen u zich te legitimeren, aan de hand van een geldig legitimatiebewijs. Op die manier kunnen wij controleren of wij de persoonsgegevens aan de juiste persoon verstrekken. Om uw veiligheid te waarborgen, kunt u uw gegevens alleen bij ons op kantoor afhalen. Wij versturen uw gegevens niet per post of mail. U dient uw gegevens zelf op te halen.
Buitensporige verzoeken met betrekking tot het verstrekken van informatie kunnen door ons worden afgewezen. Van buitensporige verzoeken is sprake wanneer u ons bijvoorbeeld meer dan gemiddeld en noodzakelijk benadert met informatieverzoeken.

Over dit privacy statement
Florere GGZ kan dit Privacy statement aanpassen. De laatste wijziging was op 03-02-2023. De meest recente versie vindt u altijd op www.florereggz.nl.
Heeft u vragen of opmerkingen over ons Privacy statement? Neem dan gerust contact met ons op:

Florere GGZ
Maliebaan 77
3581CG Utrecht
administratie@florereggz.nl
www.florereggz.nl
030-7541875